viernes, 24 de octubre de 2008

TEORIA DE LA BUROCRACIA


TEORIA DE LA BUROCRACIA

A partir de la década de 1940, las criticas hechas tanto a la teoría clásica (por su mecanicismo) como a la teoría de las relaciones humanas (por su romanticismo ingenuo) revelaron la falta de una teoría de la organización sólida y amplia que orienta el trabajo del administrador. Algunos estudiosos buscaron inspiración para esa nueva teoría de la organización en los escritos del economista y sociólogo, ya entonces fallecido, Max Weber. Así surgió la teoría de la burocracia en la administración.
ORIGENES DE LA TEORÍA DE LA BUROCRACIA

La teoría de la burocracia su puso en practica en la administración hacia la década de 1940 debido a las siguientes circunstancias:

Ø Fragilidad y parcialidad de la teoría clásica y de la teoría de las relaciones humanas (opuestas y contradictorias entre si) para presentar un enfoque global, integrado y totalizador de los problemas organizacionales, tanto en la estructura como de los participantes de la organización.

Ø Era necesario encontrar un modelo de organización racional capaz de caracterizar todas las variables involucradas, así como el comportamiento de sus integrantes, aplicable no sólo en la fabrica, sino en todas las formas de organización humana y, en especial, a las empresas.

Ø El creciente tamaño y la complejidad de las empresas exigía modelos organizacionales mejor definidos. Tanto la teoría clásica como la teoría de las relaciones humanas se mostraron insuficientes para responder a la nueva situación, que se hacia cada vez más compleja.

Ø El resurgimiento de la sociología de la burocracia, a partir del descubrimiento de los trabajos de su creador Max Weber. Según esta teoría, se puede pagar a un hombre con exactitud y minuciosidad, sin permitir por ningún motivo que sus emociones interfieran en su desempeño.
ORIGENES DE LA BUROCRACIA

La burocracia es un forma de organización humana que se basa en la racionalidad, es decir, la adecuación de los medios a los objetivos pretendidos, con el fin de garantizar la máxima eficiencia posible en la consecución de esos objetivos. Se origino en los cambios religiosos ocurridos después del renacimiento. Además Weber señala que el sistema moderno de producción, eminentemente racional y capitalista como afirmaba Karl Marx, sino a partir de un nuevo conjunto de normas sociales y morales a las que denomino “ética protestante”.
Weber no consideró la burocracia como un sistema social, sino como un tipo de poder.
CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA, SEGÚN WEBER

Según la concepción popular, en la empresa u organización donde se desarrolla la burocracia, el papeleo crece y se multiplica, e impide dar soluciones rápidas y eficientes. El término burocracia también se emplea para designar el apego de los funcionarios a los reglamentos y rutinas, lo cual produce ineficiencia en la organización.

Según Weber, la burocracia tiene las siguientes características:

1.Carácter legal de las normas y reglamentos: La burocracia es una organización unida por normas y reglamentos previamente establecidos por escrito. En otras palabras, se basa en una especie de legislación propia que define con anticipación como deberá funcionar la organización burocrática. Estas normas y reglamentos se ponen por escrito y son bastante detalladas porque buscan cubrir todas las situaciones de la organización.

2.Carácter formal de las comunicaciones: La burocracia es una organización unida por comunicaciones escritas. Las reglas, decisiones y acciones administrativas se formulan y registran por escrito. De ahí el carácter formal de la burocracia: todas las acciones y procedimientos se encaminan a garantizar la comprobación y la documentación adecuadas.

3.Carácter racional y división del trabajo: La burocracia se caracteriza por la división sistemática del trabajo, en aras de la racionalidad, es decir, se adapta a los objetivos por alcanzar: la eficiencia de la organización. De allí el aspecto racional de la burocracia. Existe una división sistemática del trabajo, del derecho y del poder, que establece las atribuciones de cada participante, los medios para implementar las normas y las condiciones necesarias.

4.Impersonalidad de las relaciones: La distribución de actividades es impersonal, es decir, se desarrolla en términos de cargos y funciones, y no de las personas involucradas, cuya administración no considera las personas como tales, sino como individuos que desempeñan cargos y cumplen funciones.

5.Jerarquía de la autoridad: La burocracia establece los cargos según el principio de jerarquía. Cada cargo inferior debe estar bajo el control y la supervisión de uno superior. Ningún cargo queda sin control o supervisión. De ahí la necesidad de la jerarquía de la autoridad para fijar las jefaturas en los diversos niveles de autoridad, los cuales constituyen la estructura jerárquica e la organización. La autoridad es inherente al cargo y no al individuo especifico que lo desempeña de modo oficial.

6.Rutinas y procedimientos estandarizados: La burocracia fija reglas y normas técnicas para el desempeño de cada cargo. Quien desempeña un cargo no puede hacer lo que quiera, sino lo que la burocracia le impone. Las reglas y normas técnicas regulan la conducta de quien ocupa cada cargo, cuyas actividades deben ejecutarse con las rutinas y procedimientos fijados por aquellas. Todas las actividades de cada cargo se desempeñan según estándares definidos con claridad, en los cuales cada conjunto de acciones se relaciona fundamentalmente con los propósitos de la organización, de modo ideal. Estos estándares facilitan la evaluación rápida del desempeño de cada participante.

7.Competencia técnica y meritocracia: La burocracia basa la selección de las personas en el merito y la competencia técnica, y no en preferencias personales. La admisión, transferencia y promoción de funcionarios se fundamentan en criterios de evaluación y clasificación validos en toda la organización, y no en meritos particulares y arbitrarios.

8.Especialización de la administración: La burocracia se basa en la separación de la propiedad y la administración. Los miembros del cuerpo administrativo deben estar completamente separados de la propiedad de los medios de producción. En otros términos, los administradores de la burocracia no son los dueños o propietarios de la empresa.

9.Profesionalización de los participantes: La burocracia se caracteriza por la profesionalización de sus participantes. Cada funcionario de la burocracia es un profesional.

10.Completa previsión del funcionamiento: El objetivo de la burocracia es prever el comportamiento de sus miembros. El modelo burocrático de Weber parte de la suposición de que el comportamiento de los miembros de la organización es perfectamente previsible: todos los funcionarios deberán comportarse de acuerdo con las normas y reglamentos de la organización para que alcance la máxima eficiencia posible. En la burocracia, todo se establece con el fin de prever con anticipación todas las situaciones y rutinizar su ejecución para que el sistema alcance la máxima eficiencia.
VENTAJAS DE LA BUROCRACIA

Weber vio innumerables razones para explicar el avance de la burocracia frente a las demás formas de asociación. Según él, comparar los mecanismos burocráticos con otras organizaciones es lo mismo que comparar la producción de la máquina con otros modos no mecánicos de producción. Según Weber, las ventajas de la burocracia son:

· Racionalidad en relación con el logro de los objetivos de la organización.

· Precisión en la definición del cargo y de la operación, por el conocimiento exacto de los deberes.

· Interpretación unívoca garantizada por la reglamentación especifica y escrita. Por otro lado, la información es discreta, pues se suministra sólo a quien debe recibirla.

· Uniformidad de rutinas y procedimientos, que favorece la estandarización y la reducción de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito.

· Continuidad de la organización mediante la sustitución del personal que se retira.

· Reducción de la fricción entre las personas, pues cada funcionario conoce aquello que se exige de él y cuales son los limites entre sus responsabilidades y las de los demás.

· Coherencia, pues los mismos tipos de decisión deben tomarse en las mismas circunstancias.

· Subordinación de los más nuevos a los más antiguos, de modo bien riguroso y conocido, para que el superior pueda tomar decisiones relacionadas con los niveles inferiores.

· Confiabilidad, pues al conducir el negocio de acuerdo con las reglas conocidas, un gran número de casos similares se tratan metódicamente de la misma manera. Las decisiones son previsibles, y el proceso decisorio, al ser impersonal, elimina la discriminación personal.

· Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización, pues se formaliza la jerarquía, se divide el trabajo entre las personas de manera ordenada, y éstas se entrenan para volverse especialistas en sus campos particulares, pudiendo hacer carrera en la organización, de acuerdo con los meritos personales y su competencia técnica.




DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA

En opinión de Weber, la burocracia es un organización cuyas consecuencias deseadas se resumen en la previsión de su funcionamiento para obtener eficiencia de la empresa.
Las disfunciones de la burocracia son básicamente las siguientes:

-Mayor internalización de las reglas y exagerado apego a los reglamentos:

Las directrices de la burocracia, emanadas a través de las normas y reglamentos para alcanzar los objetivos de la organización, tienden a adquirir un valor positivo, propio e importante independientemente de aquellos objetivos, sustituyéndolos gradualmente. Las normas y reglamentos se transforman de medios en objetivos, se vuelven absolutos y prioritarios: el funcionario adquiere “mascaras” y olvida que la flexibilidad es una de las principales características de cualquier actividad racional. Con esto, el funcionario burócrata se vuelve un especialista, no por poseer conocimientos sobre sus tareas, sino por conocer perfectamente las normas y reglamentos respecto a su cargo función. Los reglamentos, de medios, pasan a ser los principales objetivos del burócrata.

-Exceso de formalismo y papeleo:

La necesidad de documentar y formalizar las comunicaciones dentro de la burocracia a fin de que todo pueda ser debidamente certificado por escrito puede conducir al exceso de formalismo, de documentación y consecuentemente de papeleo. Además, el papeleo constituye una de las mas sobresalientes disfunciones de la burocracia, lo que lleva al lego, muchas veces, a imaginar que toda burocracia tiene necesariamente un volumen inusitado de papeleo, de copias adicionales de formularios y de comunicaciones.

-Resistencia al cambio:

Como todo en la burocracia es rutinizado, estandarizado, previsto con anticipación, el funcionario se acostumbra generalmente a una completa estabilidad y repetición de o que hace, lo que le proporciona total seguridad respecto a su futuro en la burocracia. Atendiendo a las normas y reglamentos impuestos por la burocracia el funcionario se vuelve simplemente un ejecutor de las rutinas y procedimientos, las cuales pasa a dominar con plena seguridad y tranquilidad con el correr del tiempo. Cuando surge alguna posibilidad de cambio dentro de la organización, ese cambio tiende a ser interpretado por el funcionario como algo que el desconoce, y por lo tanto, algo que puede traer peligro para su seguridad y tranquilidad. Con esto, el cambio pasa a ser indeseable Para el funcionario. En la medida de lo posible el se resistirá a cualquier tipo de cambio que se quiera implantar en la burocracia. Esa resistencia al cambio puede ser tanto pasiva, como activa y agresiva manifestándose en comportamientos de reclamo, agitación, huelgas.


-Despersonalización de las relaciones:

La burocracia tiene como una de sus características la impersonalidad en la relaciones entre los funcionarios. De allí su carácter impersonal, pues enfatiza los cargos y no las personas que los ocupan. Esto lleva una disminución de las relaciones personalizadas entre los miembros de la organización: ante los demás funcionarios, el burócrata no los considera como personas más o menos individualizadas, sino como ocupantes de cargos, con derechos y deberes previamente especificados. De allí surge la despersonalización gradual de las relaciones entre los funcionarios de la burocracia. Los funcionarios conocen sus colegas, pero no sus nombres personales, sino por los títulos de los cargos que ocupan. Algunas veces, el conocimiento se hace por el numero de registro del colega o de cualquier potra forma de identificación de las personas impuestas por la organización.

-Categorización como base del proceso decisorial :

La burocracia se sustenta en una rígida jerarquización de la autoridad. Por lo tanto, quien toma las decisiones en cualquier situación será aquel que posea la mas elevada categoría jerárquica, independientemente de su conocimiento sobre el asunto. Quien decide es siempre aquel que ocupa el puesto jerárquico mas alto, así no sepa nada con respecto al problema que va a ser resuelto por otro lado, categorizar significa una manera de clasificar las cosas, estereotipadamente, con el fin de tratar con ellas con mas facilidad, cuanto mas se pueda echar mano de la categorización en el proceso decisorial, menor será la búsqueda de alternativas diferentes de solución.

-Superconformidad con las rutinas y los procedimientos:

La burocracia se basa en rutinas y procedimientos, como medio de garantizar que las personas hagan exactamente aquello que de ellas se espera. Como la democracia eficaz exige devoción escrita a las normas y reglamentos, esa devoción a normas y reglamentos conduce a su transformación en cosas absolutas: las reglas y rutinas son consideradas solo como relativas a un conjunto, de objetivos pero pasan a ser absolutas. Con el tiempo las reglas y rutinas se convierten en sagradas para el funcionario. El impacto de esas exigencias sobre la persona provoca una profunda limitación en su libertad y espontaneidad personal, además de la creciente incapacidad de comprender el significado de sus propias tareas y actividades dentro de su organización como un todo. Al estudiar el efecto de la estructura burocrática sobre la personalidad de los individuos, algunos autores llegaron a conclusiones como la incapacidad entrenada o la deformación profesional o mas aun sicosis ocupacional para mostrar que el funcionario burócrata trabaja en función de los reglamentos y de las rutinas, y no en función de los objetivos organizacionales que fueron realmente establecidos. Esa Superconformidad con las reglas y los reglamentos, las rutinas y procedimientos conduce a una rigidez en el comportamiento del burócrata: el funcionario pasa a hacer lo estrictamente contenido en las normas, en los reglamentos, en las rutinas y procedimientos impuestos por la organización. Esta pierde toda su flexibilidad, pues el funcionario se restringe al desempeño mínimo. Pierde su iniciativa, creatividad e innovación


-Exhibición de señales de autoridad:

Como la burocracia enfatiza la jerarquía de autoridad, se hace necesario un sistema capaz de indicar, a los ojos de todos, aquellos que tienen el poder. De allí surge la tendencia a la utilización intensiva de símbolos o de señales de status para demostrar la posición jerárquica de los funcionarios, como el uniforme, localización de la oficina, del baño, del estacionamiento, de la cafetería, del tipo de escritorio, etc. Como medios de indicar cuales son los principales jefes de la organización. En algunas organizaciones - como el ejercito, la iglesia, etc.- el uniforme constituye una de las principales señales de autoridad.

-Dificultad en la atención de clientes y conflictos con el publico:

El funcionario esta completamente orientado hacia adentro de la organización, a sus normas y reglamentos internos, a sus rutinas y procedimientos, a el superior jerárquico que evalúa su desempeño. Esa actuación interiorizada hacia la organización generalmente lo lleva a crear conflicto con las clientes de la organización. Todos los clientes son atendidos de forma estandarizada, de acuerdo con los reglamentos y rutinas internos, haciendo que el publico se irrite con la poca atención y descortesía para con sus problemas particulares y personales. Con las presiones del publico, que pretende soluciones personalizadas que la burocracia estandariza, el funcionario pasa a recibir esas presiones como amenazas a su propia seguridad. De allí la tendencia a la defensa contra presiones externas a la burocracia.


Las causas de las disfunciones de la democracia residen básicamente en el hecho de que la burocracia no tiene en cuenta la llamada organización informal que existe, desafortunadamente, en cualquier tipo de organización, ni se preocupa por variabilidad humana(diferencias individuales entre las personas) que necesariamente introduce variaciones en el desempeño de las actividades organizacionales. Frente a la exigencia de control que dirige toda la actividad organizacional es que surgen las consecuencias imprevistas de la burocracia.

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